年度が変わるとき、社内では様々なことが変わります。
・組織の変更
・労務費の見直し
・保守契約の更新
などなど・・・。
年度切り替わりに際して、OBPMではどんなことが必要なのでしょうか。 この記事では、年度変更時に必要なことに関して説明いたします。
- 組織変更
- 標準原価の変更
- 保守契約PJの更新
１．組織変更
社内の組織変更にあわせて、OBPMの下記情報を更新する必要があります。
・組織マスタ
・アカウントの所属部門およびコントロール部門
・プロジェクトの主管部門
詳細は別記事「社内の組織が変わったとき、OBPMでは何をしなければいけないの？」に詳しく記載していますが、流れとしては
①組織変更までの前月に、組織マスタ上で組織図をアップデートする。
②アカウント登録画面やデータ取込にて、アカウントの異動予定を登録する
③組織変更当月になったら、プロジェクトの主管部門を新組織準拠に更新する
となります。
組織変更を行う際には「いつ」「何を行うか」がとても重要となってきます。
事前に組織変更作業スケジュールを立てたうえで安全に新組織へ移行しましょう。
２．標準原価の変更
弊社において新年度に切り替わる際は、前年度の労務費、販管費の実績をもとに、メインメニュー「社員ランク設定」の「社員ランク別標準原価設定」より、社員ランク別の労務費、共通費、販管費の設定を行っております。
会計システムからの実績をもとに、毎年当該設定を更新することで、標準原価でより精度の高い採算管理を行うことが可能となります。
各科目分類別の内容は下記となります。
労務費：直接原価となります。社員の給料、残業代などが該当いたします。
固定費：人件費の中に含まれる、交通費などの固定の経費となります。
共通費配賦額：部門ミーティングなどの間接作業を計上する共通費PJからの、一人頭の配賦想定金額となります。
販管費：原価要員の一人頭に乗っかってくる販管費となります。OBPMで営業利益をシミュレーション値として出す際に使用されます。
３．保守契約PJの更新
保守プロジェクトは、長期にわたって年度ごとで更新されるケースがよくあります。そういう際に、下記の要望があるかと思います。
- プロジェクトは新しく作り直したい
⇒一つのプロジェクトを終了期間を延長して使っていくとなると、単年度ごとの採算がわかりづらくなるため。 - しかし、旧保守プロジェクトから、課題チケットや質問チケットは引き継ぎたい
⇒年度が変わるタイミングで、すべての課題チケットや質問チケットがクローズするわけでもないし、過去のナレッジとして新規保守プロジェクトで継承したい。
上記を実現する方法は2つあります。
①旧プロジェクトをWBS含めコピーして新規プロジェクト作成
②新規プロジェクトを作成後、旧プロジェクトからチケットをコピー
①に関しては、まずはメインメニュー「PJ一覧」より、コピーする旧プロジェクトを選択し、右クリック「コピー」を選択します。
どこまでコピーするかを選択することで、旧プロジェクトをコピーした新規プロジェクトが作成されます。
②に関しては、まずは新規プロジェクトを作成します。その後、プロジェクト登録画面下部にある「データコピー」を押下し、コピー元プロジェクトと、コピー対象データ（課題、質問などのチケット）を選択します。
旧プロジェクトからコピーしたいデータにより、①と②を使い分けていただけたらと思います。
まとめ
上記のように年度が変わった時に主に必要なことは
1.組織変更
2.標準原価の変更
3.保守契約PJの更新
となります。
年度の変わり目はバタバタしますが、大事なことは
・いつ実施するか
・誰が実施するか
を明確にすることです。
社内の運用ルールで上記を明確にし、スムーズに新年度を迎えられるようにしましょう。
